Mutabakat genel anlamda; belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma olarak ifade edilebilir. Karşılıklı tarafların sağladığı uzlaşma olarak karşımıza çıkan bu tabir muhasebe alanında sıklıkla kullanılır. Muhasebe alanında, muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak onaylanması amacı ile çoğunlukla ön muhasebe birimleri arasında alacak ve borç tutarlarının uyumu için yapılmaktadır.  Muhasebe alanında karşılıklı mutabık kalınmasında, borç ve alacak meseleleri için firmaların sıklıkla başvurduğu bir kavramdır. İş dünyasında sıklıkla karşılaştığımız mutabakat kavramı, iş birliği içerisinde olan, ticaret ile uğraşan tüm şirketleri, firmaların muhasebe hesap kontrolü açısından önemli olması sebebiyle, yakından ilgilendirmektedir.  

Türk Ticaret Kanunu 94. Maddede “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.” yasası bulunur. Bu madde uyarınca görülebilir ki, kanunlardaki esaslara göre belli zamanlarda mutabakatın uygulanması gereklidir. 

İlgili kanunun devamında bu uzlaşmanın zamanı ve şekli de belirlenmiştir. Baktığımızda “Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.” olarak görüyoruz.  

Firmalar arası muhasebe departmanlarının takip ettiği ve kayıtlarının belirli zaman aralıkları neticesinde onaylanması amacıyla uygulanmakta olan mutabakat işlemleri; cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olmak üzere iki farklı yöntemi kapsar. Kısaca cari mutabakat, firmalar arası alacak ve borç bakiyelerinin kontrolünü sağlar, BA/BS mutabakatlarıysa firmaların kendi aralarında düzenledikleri faturaların sayılarını ve toplam tutarlarının onayı ile ilgili yapılan karşılıklı anlaşmaları kapsar diyebiliriz.  

Mutabakat Türleri Nelerdir? 

Mutabakat türleri, uygulama adımları ve cezai yaptırımları yönünden çeşitlilik gösterebilir. En sık tercih edilen mutabakat türleri ise, Cari Mutabakat, BA/BS Mutabakat, E-Mutabakat’tır. 

BA/BS Mutabakat:  Maliye Bakanlığı’na her ayın 5’inde bildirilmesi zorunludur. BA “Bildirim Alış” olarak açılım gösterir. Mal veya hizmetin alımı bildirimidir. BS ise “Bildirim Satış” olarak açılım gösterir ve mal veya hizmet satış bildirimidir. Firmaların bir ay içerisinde belgeledikleri ve aldıkları faturalın toplam bedeli KDV tutarı hariç olarak 5.000 TL’yi geçtiğinde bunu vergi dairesine bildirmek ile yükümlüdürler. Form içerisinde yapılan bazı hataların düzeltme süresi ise 10 gün ile sınırlandırılmıştır. 

E- Mutabakat: E-Dönüşüm çözümlerinin gelişmesi ile birçok kurumsal işlem dijital ortama taşınabilmiştir. Tüm mutabakat işlemlerinin elektronik posta yolu ile gerçekleştirildiği bir yöntemdir. E-Mutabakat bu yönü ile firmaların iş yükünü önemli ölçüde azalmıştır. E-Mutabakat uygulaması yasal yönetmeliklere tamamen uygundur. E-Mutabakat’ta bildirim formları e posta yolu ile karşı tarafa iletilir, onaylanır veya reddedilir. BS/BS ve Cari Bakiye Mutabakatları, E-Mutabakat yolu ile yapılabilir. E-Mutabakat için her türlü işlemin ıslak imza ile kabul gördüğü, güvenli, içeriği yasal KEP (Kayıtlı Elektronik Posta.9 sistemi kullanılır. 

Cari Mutabakat Nedir?  

Cari Mutabakat, işletmelerin birbirleri arasındaki alacak vereceklerinin olup olmadığının kontrol edilerek belgelenmesidir. Firmaya ait hesap defterindeki borç alacak bakiyesinin karşılıklı onaylanması ile yapılan ticari bir anlaşmadır. Bu işlemde her iki taraf da hesap defterlerini inceleyerek borç alacak ve verecek bakiyelerini gözetir ve karşılıklı olarak onaylayarak bir sonuçta mutabakata varırlar.  

Her iki firma da hesaplarına baktıktan sonra aynı sonuca varıyorsa, herhangi bir borç ya da alacak yoktur. Bu işlem ilişkide olan firmaların sağlıklı bir işleyiş içinde olup olmadığını göstermesi açısından önemlidir. Belli dönemlerde yapılan Cari Mutabakat, genellikle yıl sonunda yapılan kapsamlı bir çalışmadır.  

Firmaların karşılıklı olarak mutabık kalmak için düzenlediği formlar olan Cari Mutabakat, firmaların alış-satış işlemlerinin kontrolünün sağlanması, herhangi bir eksik veya hatanın tespit edilmesi, düzeltilmesi ve karşılıklı onaylanması adına yapılır. 

Cari mutabakat form bildirimi e-posta ya da e-mutabakat yolu ile elektronik ortamda düzenlenebileceği gibi kağıt ortamında faks ile de sağlanabilmektedir. Cari mutabakat formu ıslak imzalı ve kaşeli olmalıdır. 

Mutabakat Nasıl Yapılır?  

Mutabakatın yapılması için izlenmesi gereken bazı adımlar vardır. Bu adımlar:  

• Belirlenen devre sonlarında birlikte iş yapan her iki taraf da karşılıklı olarak hesap devrelerini kapatır. 
• Eğer hesap devresinin zamanı hakkında sözleşme içinde belirli bir madde bulunmuyor ise, her takvim yılının son günü, hesap devresinin kapanış günü olarak kabul edilmiş sayılır. 
• Devre hesabı kapanırken işletmeler bütün alacak ve borçlarını listeler ardından aralarındaki farkı belirleyecek alacak-borç bakiyesi oluşturur. 
• Devre sonlarında karşılıklı olarak form ya da bilgiler paylaşılır. 

• Burada yazılı olan bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesi ve taraflarca onaylanması gereklidir. Bu işlemin ardından yazılı bilgiler ıslak imzalı ya da dijital olarak taraflarca birbirlerine gönderilir. Böylece karşılıklı mutabakata varılmış olunur. 
• Mutabakatın sağlanmaması durumunda, yani taraflardan birinin itirazı söz konusu ise ve formlarda bir tutarsızlık veya hata tespit edilirse bunların nedenleri ile birlikte bilgiler formla karşı tarafa gönderilir. 
• Tespit edilen hatalar ve eksiklikler tamamlanır ve giderilir, anlaşmazlıklar çözülür. Bu adımın ardından taraflar birbirleri ile tekrar iletişime geçer. Hesap bakiyelerinde teyitleşirler ve mutabakat sağlanır. 
• Bir diğer yöntem Excel üzerinden hazırlanan cari mutabakat formudur. Form Excel’de hazırlanır ve ardından e-posta yolu ile karşı tarafa ulaştırılır.  
• Belgelerin hukuki açıdan ispatlı delil olarak kabul görebilmesi için ıslak imzalı olması gerekmektedir. Bunun için KEP sistemi tercih edilebilir. 

Mutabakat Geri Bildirim Süresi Ne Kadardır? 

Türk Ticaret Kanunu’nun 94. Maddesi dahilinde yapılan mutabakatlarda, karşı bildirimde bulunma süresine yönelik bilgiler mevcuttur. Mutabakat geri  bildirim süreleri bu kanuna göre düzenlenmiştir. 

Eğer bir işletme karşı taraftan alacak ve borç hesaplarına ait ve bu kalemlerden artan tutarı gösteren belgeyi aldıktan sonra bir ay içerisinde karşıt olarak itirazda bulunmazsa tutarı onaylamış yani kabul etmiş sayılacaktır. 

İtirazlar mutabakat belgesinin teslim alınması süresi itibaren bir ay içerisinde noter aracılığı ile, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazı ile yapılmak durumundadır. Aksi durumda itirazlar kabul edilmez.